У Херсонській міській раді запрацює електронний документообіг?
Принаймні відповідне розпорядження видав міський голова Херсона Володимир Миколаєнко.
Заходи з документообігу заплановані до реалізації з 02 липня 2018 року:
Із метою підвищення ефективності і прозорості роботи Херсонської міської ради та її виконавчих органів, поліпшення надання послуг для мешканців міста, відповідно до законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», керуючись пунктом 20 частини четвертої статті 42 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”:
- Розпочати з 02 липня 2018 року організацію роботи щодо поетапного впровадження системи електронного документообігу (далі – СЕД) в Херсонській міській ради.
- Затвердити заходи щодо поетапного впровадження СЕД в Херсонській міській ради (далі – Заходи, додаються).
- Керівникам виконавчих органів міської ради забезпечити виконання заходів у встановлені терміни.
4. Департаменту бюджету та фінансів міської ради (Підперигора Р.С.) спільно з іншими виконавчими органами Херсонської міської ради передбачити кошти на реалізацію заходів у 2018 році та при формуванні бюджету на наступний рік.
Заходи із впровадження СЕД (системи електронного документообігу) передбачають наступні етапи:
| Пор.№ | Зміст заходу | Відповідальний | Термін виконання |
| І етап. Організаційні заходи. Термін виконання: з 02.07.2018 по 01.09.2018. | |||
| 1. | Провести детальний аналіз та визначити технічні та програмні ресурси, які необхідні для впровадження СЕД. | Букін В.О. | До 09.07.2018 |
| 2. | Підготувати розрахунки та сформувати бюджетний запит на придбання ліцензійного програмного забезпечення СЕД, загальних програмних засобів, апаратних засобів, робіт із впровадження СЕД. | Щербина А.М.Гандзюк К.В.,
Беседіна Я.О. Букін В.О. |
до 13.07.2018 |
| 3. | Винести на розгляд сесії міської ради питання фінансування впровадження СЕД. | Підперигора Р.С. | |
| 4. | Підготувати проект розпорядження міського голови та затвердити:- перелік виконавчих органів міської ради та список посадових осіб, чиї робочі станції потребують поетапного підключення до СЕД, їхню роль у СЕД ;
– перелік документів, які функціонуватимуть із ЕЦП. |
Желєзнова І.В.,Соценко Т.М.,
Деревич М.А., Памірська Т.В., Антонова Л.В. |
до 01.09.2018 |
| 5 | Здійснити аналіз та визначити необхідну кількість електронних цифрових підписів, що діятимуть в СЕД. | Букін В.О. | до 01.09.2018 |
| 6. | Оновити розпорядження міського голови щодо використання електронного підпису в міській раді. | Соценко Т.М.,керівники виконавчих органів міської ради | до 01.09.2018 |
| 7. | Проводити навчання працівників виконавчих органів міської ради з метою ознайомлення з існуючими СЕД та формуванням пропозицій та зауважень до них. | Букін В.О.,Желєзнова І.В.
Соценко Т.М. Деревич М.А., Памірська Т.В. |
щоп’ятниці,з 08.00 до 09.00
малий зал, каб.№416 (в залежності від кількості учасників) |
| 8. | Підбити підсумки І етапу впровадження СЕД.
|
Козаков І.В. | до 02.09.2018 |
| ІІ етап. Впровадження СЕД у дослідну експлуатацію згідно зі сформованими переліком та списком на ІІ етапі впровадження СЕД.Термін виконання: з 01.09.2018-31.12.2018 | |||
| 1 | Сформувати технічне завдання для впровадження СЕД на ІІ етапі згідно зі сформованими переліком та списком посадових осіб. | Букін В.О.Желєзнова І.В.,
Соценко Т.М. Деревич М.А., Памірська Т.В., Антонова Л.В. |
до 10.09.2018 |
| 2 | Провести процедуру закупівлі згідно зі сформованим технічним завданням. | Беседіна Я.О. | згідно з вимогами чинного законодавства |
| 3 | Розгорнути СЕД на серверах та робочих станціях посадових осіб міської ради. | Букін В.О. | 1 місяць з дня поставки СЕД розробником |
| 4 | Адмініструвати СЕД та внести зміни до СЕД згідно зі сформованими пропозиціями та зауваженнями керівників виконавчих органів міської ради. | Букін В.О. | до закінчення дослідної експлуатації |
| 5 | Організувати проведення навчання з посадовими особами, чиї робочі станції підключені до СЕД на ІІ етапі. | Букін В.О. | до 31.12.2018 |
| 6 | 5.1. Визначити види документів, які оброблятимуться в СЕД під час дослідної експлуатації.5.2. Забезпечити паралельну обробку визначених документів у новій СЕД та в існуючій програмі «Контроль діловодства». | Желєзнова. І.В.,Деревич М.А.,
Памірська Т.В., Антонова Л.В., Соценко Т.М. |
до 03.09.2018
до закінчення дослідної експлуатації СЕД
|
| 7 | Підготувати проекти Інструкції з діловодства, регламентів міської ради та виконавчого комітету міської ради згідно з вимогами чинного законодавства. | Желєзнова. І.В.,Деревич М.А.,
Памірська Т.В., Соценко Т.М. |
до 31.12.2018 |
| 8 | Підбити підсумки роботи на ІІ етапі впровадження СЕД та підготувати міському голові пропозиції щодо промислової експлуатації СЕД та заходи на ІІІ етапі впровадження. | Козаков І.В. | до 31.12.2018 |
| ІІІ етап впровадження у промислову експлуатації СЕД, розширення кількості робочих місць СЕДТермін виконання: протягом 2019 року | |||
